Unternehmen müssen seit dem 1.1. 2006 Beitragsnachweise und Meldungen zur Sozialversicherung auf elektronischem Wege an die Träger senden.

Brief und Fax sind out

Von der elektronischen Meldepflicht sind alle Unternehmen betroffen. Dabei sind einige Besonderheiten zu beachten, die es bei der Umstellung auf den elektronischen Versand von Steuerdaten Anfang 2005 noch nicht gab.

Für Arbeitgeber, die sich bisher nicht damit beschäftigt haben, wird es daher höchste Zeit.

Mit dem Gesetz zur Vereinfachung der Verwaltungsverfahren im Sozialrecht vom 21. März 2005 wurde die Zeit der Zettelwirtschaft bei Beitragsnachweisen und Meldungen zur Sozialversicherung endgültig beendet. Demnach ist seit 1. Januar der Versand der Daten per Brief, Fax, Diskette oder Magnetband nicht mehr möglich.

Keine Übergangsfrist

Achtung: Eine Übergangsregelung wie bei der Umstellung auf die elektronische Umsatzsteuer-Voranmeldung Anfang 2005 gibt es hier nicht!

Die Träger der Sozialversicherung lassen nur bestimmte Abrechnungsprogramme zu, die detaillierte Qualitätsansprüche erfüllen und entsprechend zertifiziert sind.

Alle eingesetzten Programme, egal ob sie von einem IT-Dienstleister stammen oder selbst erstellt wurden, müssen von der  Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherungen GmbH (ITSG) jährlich getestet und zertifiziert werden. Daher müssen sich Anwender jetzt ganz schnell darum kümmern, ob das von ihnen verwendete Programm zertifiziert ist bzw. umgehend eine Zertifizierung beantragen.

DATEV-Software regelmäßig für gut befunden

Wer sich als Arbeitgeber oder Steuerberater bei der Datenübermittlung auf Lohnbuchhhaltungs-Software der DATEV eG oder das Rechenzentrum dieses IT-Dienstleisters stützt, braucht sich allerdings nicht um eine Anerkennung seines Programms kümmern. Es wird ohnehin jährlich von der ITSG geprüft und bekommt eine hohe Datensicherheit und Zuverlässigkeit bescheinigt.

Grund: Das DATEV-Rechenzentrum hat seit Jahren regelmäßigen Kontakt zu Krankenkassen und weiteren Institutionen. Auch das Beantragen eines weiteren Zertifikats, in diesem Fall für die verschlüsselte Datenübermittlung, entfällt in diesem Fall.

Auch Lohnabrechnung kann effizienter werden

Dieses benötigt ansonsten jeder, der Daten an die Krankenkassen versenden möchte. Es ist bei der ITSG zu erhalten und hat eine Gültigkeit von drei Jahren. Die Gebühr für die Erstellung des Zertifikats beträgt 60 Euro netto.

Die Beschäftigung mit den Umstellungen zum Jahreswechsel können Unternehmer zum Anlass nehmen, um ihre Lohnabrechnung effizienter zu gestalten, beispielsweise durch die Kooperation mit dem Steuerberater. Er kann die komplette Abwicklung übernehmen oder auch bei der Auswahl einer geeigneten Software helfen.

Elke Pohl